Audit | Gerontocare

L'Audit en EHPAD

Notre Approche

Pourquoi un Audit ?

Plainte des Résidents, des familles, recommandations des instances essoufflement du personnel, résistance au changement, cloisonnement, absentéisme, manque de communication, difficultés d’ordre managériales ; de multiples facteurs peuvent influer sur la qualité de l’accompagnement proposé aux personnes âgées, sur la qualité de vie au travail des professionnels et même parfois, sur la rationalisation des coûts et l’efficience.

Ainsi l’audit peut jouer un rôle vital dans l’amélioration des performances de votre établissement.

Il s’agit bien de vous aider à atteindre vos objectifs, d’anticiper les problèmes potentiels futurs et d’identifier les forces et faiblesses actuelles.

Comment concilier performance sociale, économique et bienveillance ?

Les Objectifs

Ils permettent de mesurer les écarts entre la pratique réelle observée et la pratique attendue ou recommandée par l'Agence nationale de l'évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (Anesm) ou la Haute autorité de santé (HAS) mais aussi par les résidents et leurs familles.

L'audit intègre deux dimensions, la pratique individuelle et l'organisation globale. Il sert à "faire le point sur les pratiques existantes", les "évaluer", à poser "un regard extérieur le plus neutre possible pour être source de proposions" d'amélioration. Enfin, il peut servir de "préalable à une formation impliquant les cadres" ou un accompagnement dans le déroulé des actions à mettre en place.

Selon le thème de l'audit, des indicateurs sont sélectionnés et servent à dégager des "constats". Ils peuvent provenir d'entretiens avec les professionnels concernés, des résidents, des familles, de recueil de questionnaires, de documents internes à l'EHPAD ou encore de l'observation directe par un auditeur de GerontoCare, qui proposera un regard extérieur sur le fonctionnement de l'établissement. La durée et les modalités de l'observation sont à définir en amont, et se basent sur des référentiels qualité précis.

Ces constats vont déboucher sur des axes d'amélioration, via l'implication de l'équipe d'encadrement dans le repérage de dysfonctionnements et la validation des objectifs.

Comment procedons nous ?

Phase 1 Lancement de la mission

Cadrage de la mission
Etude et analyse documentaire de la structure ou du service
Organisation des différentes étapes de la mission

Phase 2 Diagnostique

L'élaboration du diagnostic sera établie à partir du recueil d'informations, de l'analyse documentaire, immersion au sein de votre organisation, entretiens individuels et la mise en place d'ateliers collaboratifs.

Ainsi, le diagnostic va permettre :

D'appréhender l'organisation de la structure ou du service,
D'identifier les forces et faiblesses des sujets transversaux (planning, absentéisme, encadrement, relations internes...)
D'observer le fonctionnement des différents secteurs d'activité

Phase 3 Synthèse et Préconisations

La rédaction du rapport d'audit s'articulera autour de :

La mise en évidence des points forts et des points d'amélioration,
L'élaboration de préconisations et d'un plan d'action

Et la suite ?

Phase 4 Restitution

Une présentation de l'ensemble des résultats, du diagnostic et du plan d'action est réalisée par l'équipe de Gerontocare à la gouvernance, équipe de direction et professionnels.

L'expérience des consultants dans le secteur sanitaire, social et médico-social vous permet de garantir la réalisation des diagnostics en toute objectivité avec une approche terrain nécessaire et indispensable.

Mise en œuvre et accompagnement

A la suite de votre audit général ou ciblé, que le rapport et les préconisations vous aient été délivrées, GerontoCare vous propose un accompagnement sur-mesure en fonction de vos attentes particulières, un accompagnement à la fois technique et participatif, pour faire de votre organisation un atout dans l’intérêt des résidents et professionnels.

L’accompagnement à la mise en œuvre consiste en :

Un temps de travail sur les changements organisationnels nécessaires,
Un temps d’accompagnement et d’expérimentation.

C’est une phase de travail pendant laquelle les membres des Comités de Pilotage et Techniques vont mettre en place, concrètement, les changements décidés au départ.

Un aspect important, en mettant en place les changements, les acteurs vont se confronter à la fois à des réussites et à des difficultés. Ils vont, parfois aussi, se confronter aux résistances…

Soutenus par l’accompagnement méthodologique et régulier du cabinet, les membres de l’équipe pilote mobilisent les ressources individuelles et collectives pour mettre en actes la réorganisation prévue.

Nos propositions

Les audits proposés par GerontoCare sont conçus pour permettre à tout directeur d’EHPAD, SAAD, SSIAD et SPASAD, d’optimiser ses processus et d’améliorer ses performances.

L'audit, par exemple en EHPAD, peut concerner votre structure dans son ensemble