Audit Circuit du Médicament
La qualité, la sécurité des soins, et en particulier le circuit du médicament constituent une dimension primordiale pour garantir aux personnes accueillies leur qualité de vie, leur bien-être, préserver leur autonomie et leur état de santé.
Les exigences des responsables des établissements médico-sociaux gériatriques rejoignent ainsi les attentes des patients/usagers et de leurs proches, qui peuvent par exemple légitimement s’interroger sur la façon dont la maison de retraite médicalisée qui constitue le lieu de vie du résident, respecte les différentes normes, prodigue des soins adaptés, prend en charge la douleur, accompagne la fin de vie…
Afin de répondre à ces différentes attentes et exigences, il peut être pertinent de revoir ou s’assurer de la bonne organisation du circuit du médicament – de la prescription à la dispensation et la distribution auprès des usagers/patients.
Les Objectifs de l'Audit
La prise en charge médicamenteuse des personnes âgées constitue un enjeu de santé publique, particulièrement en établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD)
Dans ce cadre, les consultants du cabinet GerontoCare Conseil peuvent vous accompagner pour :
Procéder à un audit externe et état des lieux de l’organisation du circuit du médicament et des prises en charges réalisées au sein de l'établissement d'hébergement et de leur organisation dresser un état des lieux de la situation et cible également les objectifs suivants :
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Améliorer la performance de la prise en charge thérapeutique des résidents
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Sécuriser le circuit du médicament en réduisant les erreurs évitables à chaque étape du circuit
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Améliorer l'efficacité de l'organisation du circuit du médicament tant au niveau des EHPAD que des pharmacies d’officine.
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Lutter contre la Iatrogénie
Il s'agit donc pour les EHPAD de développer une démarche d'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins, d’identifier les risques liés au circuit du médicament et de les traiter.
Et proposer le cas échéant des actions d’amélioration.
Les modalités d'organisation de l'audit et du diagnostique
Une démarche managériale
La démarche proposée par le cabinet GerontoCare Conseil permet ainsi de :
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S’assurer que l’établissement répond à l’ensemble de ses obligations en matière de pharmacie et de gestion du médicament.
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Réaliser un diagnostic global du fonctionnement comprenant les éléments suivants :
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Analyse de la totalité du circuit
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Analyse de la maitrise des bonnes pratiques en EHPAD avec ou sans PUI
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Analyse de performance organisationnelle
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Repérer les points forts et points faibles de cette organisation
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Au regard de cette analyse, proposer le cas échéant des évolutions organisationnelles.
La mission réalisée par le cabinet GerontoCare Conseil est ainsi l’occasion d’analyser le fonctionnement global de l’établissement et la sécurité et la qualité des soins et de de l’accompagnement proposé aux résidents et personnes en situation de handicap ou de perte d'autonomie par l'équipe soignante.
Cette étude associe les différents acteurs, au travers de temps d’entretiens/échanges (direction, médecin coordonnateur, cadre de santé/IDEC, IDE, AS/AMP/ASG, …), temps d’observation pendant les moments forts de la prise en charge (soins, transmissions, repas, …), et analyse de documents.
En cela, il s’agit d’un véritable outil de management et un levier pour permettre l’évolution de l’établissement et de son offre de service. La démarche peut ainsi par exemple s'articuler avec la démarche qualité de l'établissement et/ou le contrat pluriannuel d'objectif et de moyens (CPOM), pour alimenter le diagnostic partagé avec l'ARS et le Département, ou les fiches actions portant sur la qualité et sécurité des soins.
Une analyse complète
Quel que soit l’établissement, les consultants du cabinet vont analyser les différents volets de l'organisation du CIRCUIT :
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La prise en compte des missions spécifiques de l’établissement, de ses services et unités de vie (hébergement permanent et temporaire, PASA, UHR, accueil de jour, …)
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Les modalités de prise en charge, de l’admission/accueil de la personne à la sortie
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L’adéquation des moyens matériels et humains
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La répartition, l’organisation du travail des professionnels et l’efficience du fonctionnement
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L’existence éventuelle de risques dans le fonctionnement ou les pratiques, et les modalités de gestion des événements indésirables associés aux soins
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Les dynamiques existantes
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Le pilotage de l’activité et des ressources, le suivi des indicateurs qualité, et la politique qualité concernant les soins.
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La maitrise des bonnes pratiques
L’outil utilisé comprend deux modules, selon l’organisation mise en œuvre (EHPAD sans PUI, ou avec PUI).
Chaque module comprend 4 onglets :
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Risque structurel de l’établissement (pilotage institutionnel de la prise en charge médicamenteuse, instances, formalisation des liens avec l’officine ou la PUI, gestion des ressources humaines),
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Contexte et politique de sécurisation dans l'établissement,
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Sécurisation de la prise en charge médicamenteuse,
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Sécurisation du stockage des médicaments.
A l’issue de cette phase d'audit, d'analyse et d’évaluation des pratiques peut être élaboré un plan d’amélioration de la qualité des soins, et le cas échéant un accompagnement des équipes pour améliorer la sécurité des patients (formation, élaboration de procédures et protocoles, ...).
Après l’évaluation, l’outil permet de restituer les résultats sous forme de graphique et de cartographie en code-couleur.
La démarche proposée est adaptée à la situation propre de l'établissement, de ses spécificités et de celles de la population accueillie. Elle s’appuie sur les recommandations de la Haute Autorité de Santé et celles élaborées en son temps par l’ANESM (Qualité de vie en EHPAD, ...
Identifier des scénarii de réorganisation
GerontoCare rédige ensuite un rapport qui fait état des constats de l’audit organisationnel et compile :
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Les points forts de l’organisation actuelle
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Les dysfonctionnements qui freinent l’organisation
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Les pistes d’amélioration et d’actions possibles
Définir, avec les équipes, un plan d’actions et des objectifs de performance
Une organisation choisie par les acteurs concernés à toutes les chances d’aboutir si elle est issue d’une réflexion participative et d’une démarche motivée.
GerontoCare vous accompagne dans la création et l’animation de groupes de travail composés des compétences concernées, qui devront définir un plan d’actions associé à de nouveaux objectifs de performance alliant efficacité et efficience.
L’objectif est de réfléchir à une organisation optimale, sur 24 heures et 7 jours sur 7, regroupant les besoins et attentes des résidents et les désirs des salariés, analysée préalablement au regard des ETP financés notamment par la grille AGGIR et la coupe PATHOS.
Bien entendu, Gerontocare vous accompagne jusqu’à l’atteinte de la nouvelle organisation ciblée.
Cette démarche dispose de nombreux atouts :
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Mobiliser autour du projet
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Retrouver motivation et sens du travail
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Acquérir un management participatif et transversal
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Faire prendre conscience aux acteurs de terrain de certaines incohérences non seulement dans l’organisation mais aussi dans certaines croyances sur l’accompagnement
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Instaurer un échange de pratique entre les salariés et une compréhension des autres fonctionnements
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Faciliter la recherche de solutions alliant à la fois la réponse aux besoins et désirs des résidents et familles et l’amélioration de la qualité de vie au travail
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Valoriser vos collaborateurs en leur permettant de réfléchir sur leur propre organisation
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Soutenir et dynamiser vos équipes
Vos décisions sont prises dans une démarche consensuelle et motivante.
Les nouveaux objectifs de performance établis pourront nourrir les autres démarches structurantes de votre organisation, telles que le CPOM, l’évaluation interne et le projet d’établissement-service.
LES PLUS
de GERONTOCare
Au-delà d’un simple audit notre solution apporte également un véritable tremplin constituant un outil au service de la conduite du changement et de la performance
L’expérience des consultants de GerontoCare dans le secteur sanitaire, social et médico-social vous permet de garantir la réalisation des diagnostics en toute objectivité avec une approche terrain nécessaire et indispensable
Tous nos intervenants sont certifiés AFNOR
